マンションの共用施設を簡単にインターネット予約。
マンション内情報共有システム「コラボ」は20,000戸導入達成！
導入事例：1 マンション居住者の声（神奈川県・横浜市530戸）
マンション理事会の副理事長になっちゃいました
私は最近マンション理事会の副理事長になりました。はじめは、マンション管理なんて全く興味がなくできれば理事もやりたくないなーというのが本音でした。
そんな私が理事になる前の期の理事を中心にコラボ導入が総会にて決議されました。
まず驚いたのは、前の期の方々はコラボ導入するにあたって、半年近く議論に議論を重ねており、その導入の意義を総会にて説明されている姿を見たときでした。
実は、私は議案を見たときに、「あー、うちのマンションにもＨＰが出来るのか。。」ぐらいの印象でした。
他の居住者とお話していても、皆さんその程度の理解だったと思います。
しかし、総会でコラボ導入の際に理事の方々が、下記のようなことを説明されており、コラボの導入とは単なるマンションＨＰの開設ではなく、我々の重要な居住空間であり大事な資産でもあるマンション資産価値を高めるものだと理解できたのでした。
コラボ導入の意義
前理事長を中心にして説明されていた「コラボ導入の意義」とは下記のようなことでした。
- マンション管理はあくまで理事会を中心とした管理組合が行うものである
（これはいわば当たり前のことであり、あくまで建前という部分もあると思います） - マンションの管理を行う上で、居住者間のコミュニティが重要であり、コミュニティ形成の基礎的条件として、コミュニケーションインフラが必要である。
（言われてみると、コミュニティが形成されているマンションであれば住みごこちもよいわよね。） - コラボは単なる一方向的なＨＰではなく、居住者間のコミュニケーションを前提とした双方向的なシステムである。
（コラボを改めて触ってみると、確かに単なるＨＰではないな） - コミュニティの形成には、マンション内のイベントなども重要であるが、日々生活している居住者が気づいた点や、理事会にて議論してもらいたいことなどを意見交換する場が、年1回の総会だけにとどまっており、誰にもいつでも開かれたコミュニケーション方法がなかった。
（確かに今後理事会活動を行うにあたって、常に居住者にオープンな姿勢で理事会活動をやりたいものだな。せっかく理事会活動をやっているのだから、理事会だけで勝手に決めていると思われるのもやだし。。） - コラボを導入することで、いつでも好きなときに、理事会で討議されていることや、管理会社からの業務報告、マンション内サークルなどの情報共有ができる環境になり、みなが強制されることなく自由にマンション管理に参加できる。
（理事会はマンション内の国会みたいなもの。情報公開やいつでも声を上げられる仕組みがあったほうが、実は民主主義的でいいのかも） - マンション管理だけでなく、共用施設のインターネット予約など、生活利便性向上が図れる。
（やっぱり、管理とか難しいことだけではなくて、明らかに私達の生活利便性向上につながる道具でなくちゃ駄目よね） - 新たに理事になった際に、これまでの理事会議事録や管理資料がコラボにＵＰされているので、簡単に引き継ぎが出来、管理活動の継続性が保たれる。
（これは実際に引継ぎをしてその利便性を体感！私達の期でもしっかり情報管理しています。） - こうした継続的な理事会活動が、マンションの資産価値向上に寄与する！
（資産価値というと大げさだけど、やっぱり中古マンション購入するときって管理体制が重要だっていうものね。）
詳細は覚えていませんが、上記のような内容だったと思います。
今、副理事長をやってみて、前期の理事さんがコラボを導入してくれて助かったなーと思うことがよくあります。
我々の期でもっともっとコラボを進化させたい
私達の期では、第1回のマンション大規模修繕を控え、居住者の声集めや情報公開にコラボをうまく活用してます。 もちろん、管理会社のご協力のお陰で、施設予約のシステムも大好評です。
今後は、修繕の状況などを、デジカメ写真でコラボＵＰしていく予定です。
理事になるまでは、マンションの資産価値なんて少しも考えたことがありませんでしたが、今は大規模修繕を控えていることもあり、自分達の資産を向上させたい、少しでもここちよい住まい空間にしたいと考えています。
コラボのおかげで、建物の専門家なども意見をよせてくれたり、大規模修繕に立候補してくれるなど、我々のマンションの管理は明らかに良い方向に進んでいると思います。
導入事例:2 マンション管理会社ご担当の声（某大手管理会社・フロントマン）
コラボ導入前夜！？のわたし
ご存知の方は少ないと思いますが、マンション管理会社のフロントマンって、クレーム処理的な仕事が多く、精神的にも大変なんです。。。
私の会社では、１つの担当者（フロントマン）が５～10近くのマンションの担当を行っており、業務量は半端なものではありません。
そんな中、私の担当のＡマンションのある理事会で、コラボ導入の話が持ち上がりました。
「正直、最初はあちゃーって思いました。こんなの導入したら仕事が増えるだけだよって」
しかし、理事の方が熱心に討議されているので、私も反対できず、総会で決議されコラボが導入されました。
コラボ導入後の考え方
最初は、ＩＴも詳しくない私だっただけに、使い方覚えるの大変そうだなっとか、クレームが増えて大変になるんじゃないかなっとかいろいろと考えました。
思いのほか使い方は簡単だったし、クレームが増えるというよりは、建設的なご意見・ご提案や、居住者からの感謝の声などもあがってきました。
もしかしたらコラボって単なるマンションＨＰではなく、マンション管理活動を円滑にするための１つの道具としてとらえられるのではないかと思うようになりました。
施設予約システムについて
コラボにはいろいろなメニューがありますが、施設予約システムは非常に良くできていると思います。
以前、別のマンションで他社のシステムを使っていたことがありますが、細かい使い勝手が非常に良くできているんです。
そして一番有難いのは、我々管理会社の運用をサポートしてくれる”コラボサポートサービス”です。
とにかく対応が早く、正直コラボを導入して、業務の効率化が出来ているなって思うときさえあります。
システムの使い勝手の提案を、サービス提供会社にしたら、機能が追加された経験もあります。
私達の声をすぐに反映してくれ、マンション毎の用件に応じたカスタマイズ可能なシステムなので、非常に便利です。私は、社内の勉強会でもコラボを他のフロントマンに紹介したこともあります。
